Administración de nómina para PYMES: qué incluye y fechas clave 2026

Datos vigentes a octubre de 2026. Este contenido es informativo y no sustituye asesoría legal ni fiscal.

La administración de nómina es mucho más que depositar sueldos cada quincena. Incluye avisos al IMSS, cálculo de percepciones y deducciones, retenciones de ISR, cuotas al IMSS y al Infonavit, impuesto estatal, timbrado del CFDI de nómina, dispersión y resguardo de documentos, cada uno con su propio plazo legal. Si diriges una PYME, aquí verás qué incluye cada paso, qué fechas no puedes olvidar y cómo decidir entre llevar la nómina en casa o apoyarte en un especialista. Para saber cuánto pesa todo esto en tu presupuesto, revisa primero la guía del costo real de un empleado en Nuevo León.

Respuesta rápida

• Qué incluye: movimientos ante el IMSS, incidencias, cálculo de percepciones, retenciones y descuentos, cuotas patronales, impuesto sobre nómina, timbrado del CFDI, dispersión, recibos, prestaciones de ley, finiquitos y archivo.
• Plazo de pago del salario: máximo una semana para trabajo material y quince días para los demás trabajadores (LFT, art. 88).
• Pagos mensuales: retenciones de ISR, cuotas mensuales del IMSS e impuesto sobre nómina de Nuevo León, a más tardar el día 17 del mes siguiente.
• Pagos bimestrales: retiro, cesantía y vejez e Infonavit.
• CFDI de nómina: obligatorio por cada pago; desde el 1 de enero de 2026 rige el complemento de nómina 1.2, revisión E.
• En casa o con un especialista: en ambos casos tu empresa sigue siendo el patrón y responde ante el IMSS, el SAT y el Infonavit.

Qué incluye la administración de nómina, paso a paso

1. Altas, bajas y modificaciones ante el IMSS

Todo empieza con la afiliación. La Ley del Seguro Social obliga a inscribir a cada trabajador y a comunicar altas, bajas y cambios de salario en plazos no mayores de cinco días hábiles (art. 15, fr. I). Estos movimientos se presentan en el sistema IDSE del IMSS.

Si el salario tiene partes variables (comisiones, horas extra, premios), los cambios del bimestre anterior se avisan dentro de los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre (art. 34, fr. II). Además, la Ley del Infonavit pide solicitar la CURP a cada trabajador nuevo (art. 29, fr. I).

2. Incidencias y cálculo de percepciones

Se juntan las incidencias del periodo (faltas, incapacidades, vacaciones, cambios de sueldo) y se calculan el sueldo y, cuando aplica, las horas extra de 2026, la prima dominical o la prima vacacional.

Para cotizar al IMSS con el salario correcto, revisa el salario diario integrado y el SBC en 2026.

3. Retenciones y descuentos

• ISR: quien paga salarios retiene el impuesto de cada mes como pago provisional (LISR, art. 96). No se retiene a quien en el mes solo percibe el salario mínimo general, que en 2026 es de $315.04 diarios en la zona general, según la resolución de la CONASAMI.
• Cuota obrera del IMSS: la parte que corresponde al trabajador.
• Crédito Infonavit: los descuentos para pagar el préstamo de vivienda se hacen en el salario y se enteran al Infonavit (Ley del Infonavit, art. 29, fr. III).
• Otros descuentos: la Ley Federal del Trabajo prohíbe descontar salvo en los casos del art. 110, como deudas con el patrón, pensión alimenticia ordenada por autoridad o cuotas de caja de ahorro aceptadas por el trabajador, cada uno con límites.

4. Cuotas patronales e impuesto sobre nómina

• IMSS: cuotas patronales por ramo de seguro. Las tasas y ejemplos están en la guía de cuotas IMSS patronales 2026.
• Infonavit: aportación del 5 % sobre el salario de cada trabajador (Ley del Infonavit, art. 29, fr. II).
• Impuesto sobre nómina en Nuevo León: tasa del 3 % sobre el total de pagos por trabajo subordinado (Ley de Hacienda del Estado, art. 157). Detalles y exenciones en la guía del impuesto sobre nómina en Nuevo León 2026.

Las cuotas se determinan con el programa del IMSS, el SUA (LSS, art. 39).

5. Timbrado del CFDI de nómina

Por cada pago de salarios, la empresa debe expedir y entregar un comprobante fiscal en la fecha en que realiza el pago (LISR, art. 99, fr. III). Ese CFDI lleva el complemento de nómina, cuya versión 1.2, revisión E, rige desde el 1 de enero de 2026, según la página del complemento de nómina del SAT.

Lo que conviene saber del timbrado:

• El SAT publica una guía de llenado del CFDI de nómina, con última modificación del 16 de enero de 2026.
• El RFC del trabajador debe estar registrado en el régimen de sueldos y salarios (clave 605); validarlo antes evita rechazos.
• Si un CFDI sale con percepciones de más, la guía permite cancelarlo y emitir uno nuevo, o descontar el exceso en el siguiente CFDI del mismo ejercicio.
• El CFDI puede sustituir al recibo impreso, pero si el trabajador lo pide, el patrón debe entregarlo impreso (LFT, art. 101).

6. Dispersión del pago

El salario se paga en moneda de curso legal. Con consentimiento del trabajador, puede depositarse en cuenta, tarjeta de débito o transferencia, y los costos de esos medios los cubre el patrón (LFT, art. 101). El calendario de pago lo define la empresa, siempre dentro de los plazos del art. 88: semanal para trabajo material y hasta quincenal para los demás.

7. Recibos, constancias y archivo

• Constancias: a solicitud del trabajador, una constancia de días trabajados y salario cada quince días, y una constancia de servicios dentro de tres días cuando la pida o al separarse (LFT, art. 132, fr. VII y VIII).
• En juicio laboral: el patrón debe conservar y exhibir recibos o nóminas, controles de asistencia y comprobantes de aguinaldo, vacaciones, PTU y cuotas, durante el último año y un año después de terminada la relación (LFT, art. 804).
• IMSS: nóminas y listas de raya, con días trabajados y salarios, se conservan cinco años (LSS, art. 15, fr. II).
• Fiscal: la documentación relacionada con tus declaraciones se conserva cinco años (Código Fiscal de la Federación, art. 30).

8. Prestaciones de ley, pagos especiales y finiquitos

• Aguinaldo: al menos 15 días de salario, antes del 20 de diciembre (LFT, art. 87). Ver la guía del aguinaldo 2026.
• PTU: cálculo y fechas en PTU 2026 para empresas.
• Finiquitos y liquidaciones: al terminar la relación laboral, ver finiquito y liquidación 2026.
• Cálculo anual del ISR: el patrón calcula el impuesto anual de sus trabajadores; la diferencia a cargo se entera a más tardar en febrero del año siguiente (LISR, arts. 97 y 99, fr. II).

Checklist de la nómina para PYMES

En cada periodo de pago

• Reunir incidencias y avisar al IMSS las altas, bajas y cambios de salario en el plazo de cinco días hábiles.
• Calcular percepciones, retenciones, descuentos y cuotas.
• Timbrar el CFDI de nómina de cada trabajador y dispersar el pago.

Cada mes, a más tardar el día 17

• Enterar las retenciones de ISR del mes anterior (CFF, art. 6, fr. I; LISR, art. 96).
• Pagar las cuotas mensuales del IMSS (LSS, art. 39).
• Pagar el impuesto sobre nómina de Nuevo León del mes anterior (Ley de Hacienda del Estado, art. 158).

Cada bimestre

• Pagar retiro, cesantía y vejez e Infonavit. Según el calendario de pago oportuno del IMSS, el bimestre se paga el 17 de marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre y enero.
• Avisar los cambios de salario variable (LSS, art. 34, fr. II).

Fechas próximas (2026-2027)

• Cuotas de octubre y quinto bimestre: martes 17 de noviembre de 2026.
• Aguinaldo: antes del 20 de diciembre de 2026, que cae en domingo; conviene programarlo con anticipación.
• Cálculo anual del ISR de 2026: diferencias a cargo a más tardar en febrero de 2027.
• Siniestralidad: cada año se revisa la prima de riesgo de trabajo en el plazo que fija el reglamento (LSS, art. 74).

¿Llevar la nómina en casa o con un especialista?

Depende del número de trabajadores, de las incidencias y del tiempo de tu equipo.

Si la llevas en casa necesitas:

• Un sistema de nómina con timbrado y alguien que lo domine.
• Acceso a IDSE y SUA, y control de tus fechas de pago.
• Seguimiento a los cambios: en 2026, por ejemplo, la revisión E del complemento de nómina y la reforma de la jornada de 40 horas.

Si te apoyas en un especialista, revisa:

• Que tu empresa siga siendo el patrón: los trabajadores son tuyos y el servicio solo procesa la nómina.
• Qué entregables recibes: XML timbrados, cédulas del SUA, comprobantes de pago y reportes por periodo.
• Cómo se protegen los datos personales de tu plantilla.
• Quién valida los cálculos antes de pagar.

Recuerda que delegar el proceso no traslada la responsabilidad: las obligaciones ante el IMSS, el SAT y el Infonavit siguen siendo de tu empresa.

«Outsourcing de nómina» en Monterrey: no confundir

Quien busca outsourcing de nómina en Monterrey puede referirse a dos cosas distintas. Una es que alguien procese la nómina de tus propios trabajadores; tu empresa sigue siendo el patrón. Otra es que tus trabajadores aparezcan en la nómina de otra empresa que los pone a trabajar en tu negocio: eso es subcontratación de personal, prohibida desde 2021; la ley solo permite servicios u obras especializadas que cumplen requisitos. Antes de firmar, lee outsourcing legal en México tras la reforma y, si tienes dudas sobre un contrato concreto, consulta a un abogado laboral.

Errores comunes y riesgos

• Alta tardía en el IMSS: no inscribir a un trabajador o hacerlo fuera de plazo puede costar una multa de 20 a 350 UMA, es decir, de $2,346.20 a $41,058.50 con la UMA 2026 de $117.31 (LSS, arts. 304 A, fr. II, y 304 B, fr. IV). La ley prevé que no se impongan multas cuando la obligación se cumple de forma espontánea, en los términos del art. 304 C.
• SBC mal integrado: genera diferencias en cuotas.
• CFDI con errores o fuera de tiempo: corrige con las opciones de la guía del SAT.
• Descuentos no permitidos: cualquier descuento fuera del art. 110 de la LFT es riesgoso.
• Pagar en efectivo sin recibo firmado: sin recibo o CFDI es difícil probar el pago (LFT, arts. 101 y 804).
• Olvidar el impuesto sobre nómina: es estatal y se paga aparte.

Preguntas frecuentes

¿Qué incluye exactamente la administración de nómina?

Los ocho pasos de esta guía: desde los movimientos ante el IMSS hasta el timbrado, la dispersión, los finiquitos y el archivo.

¿Cada cuánto debo pagar la nómina?

Lo decides tú, sin pasar de una semana para trabajo material y de quince días para los demás trabajadores (LFT, art. 88).

¿Es obligatorio timbrar el recibo de nómina?

Sí. La LISR obliga a expedir el comprobante fiscal en la fecha del pago (art. 99, fr. III), y el SAT pide incorporar el complemento de nómina.

¿Cuánto tiempo guardo los recibos de nómina?

Para el IMSS y lo fiscal, cinco años (LSS, art. 15, fr. II; CFF, art. 30). En lo laboral, durante el último año y un año después de terminada la relación (LFT, art. 804).

¿Si contrato a alguien para mi nómina dejo de ser responsable?

No. Tu empresa sigue siendo el patrón y responde por las obligaciones ante el IMSS, el SAT y el Infonavit.

Ordena la administración de nómina de tu PYME

En Hunters 547 la administración de nómina se hace sobre tu propio personal: las personas siguen empleadas por tu empresa. Calcula primero el costo de un puesto con la calculadora de costo por empleado y, si quieres una propuesta, solicita una cotización.

Este artículo es informativo y no sustituye asesoría legal ni fiscal. Las cifras corresponden a octubre de 2026 y pueden cambiar.